5 dicas para implementar a padronização de atendimento aos seus clientes!

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A padronização de atendimento é uma prática capaz de beneficiar negócios amplamente. Além de solidificar a imagem de sua empresa aos olhos do consumidor, ela ainda pode garantir uma comunicação mais clara, um maior alinhamento entre as equipes que atuam ao lado do cliente e a agilidade dos processos.

Ao padronizar a comunicação entre a equipe e o público, as organizações visam a uniformizar suas rotinas de atendimento. Sendo assim, para conquistar uma estrutura que funcione para otimizar a experiência de seus clientes, é importante conferir as 5 dicas que separamos para você. Boa leitura!

1. Padronize o horário do atendimento

O primeiro passo para garantir que haja um padrão produtivo na empresa é a organização dos horários. Seus consumidores precisam saber como, quando e por onde falar com você, caso tenham dúvidas ou sugestões a fazer. Porém, mais do que isso, devem conhecer quais momentos do dia são destinados ao atendimento.

Por isso, é imprescindível tornar os horários padronizados e transparentes. No atendimento presencial, essa atitude exige comprometimento por parte da equipe — que deve estar inteiramente disponível nos períodos informados ao público.

Já no caso das comunicações online, é possível usar chatbots. Eles coletarão os dados primários do atendimento e os encaminharão aos atendentes, que retornarão ao consumidor assim que estiverem disponíveis.

2. Estruture seus processos internos de forma clara

Além de padronizar os horários que serão dedicados ao atendimento ao público, outro fator fundamental precisa ser estruturado: a parte interna do negócio. Para oferecer um atendimento padronizado, é preciso que todos os colaboradores estejam na mesma página.

Isso significa que eles devem ser devidamente capacitados, estar por dentro dos valores e do propósito da empresa e conhecer as dores de seu público. Com essas informações em mãos, será mais simples ofertar uma comunicação alinhada às suas necessidades e que considere a boa customer experience.

3. Invista em tecnologia

Nos dias de hoje, um atendimento de qualidade é sinônimo de agilidade, eficiência e facilidade. Uma forma simples de atender a esses três pontos é por meio do uso da tecnologia. A inteligência artificial, os chatbots e os softwares de atendimento são bons exemplos disso.

Além de otimizarem a rapidez com que os atendentes chegam ao público, essas opções ainda automatizam diversas etapas do atendimento, amparando a padronização. Ao conhecer a jornada do cliente e facilitar o acesso ao seu histórico, por exemplo, a tecnologia impede que longos períodos de espera e a repetição de informações se tornem problemas.

4. Acompanhe e atualize os dados

Falando sobre o histórico do cliente, esse é um ponto essencial para se ter atenção. O consumidor da atualidade não aprecia ter que repetir seus dados e solicitações a cada ligação. Desse modo, investir em acompanhar e manter atualizada a ficha de atendimento de cada contato é primordial.

Além de agilizar o atendimento, essa atitude permite a padronização e a fidelização do público. Afinal, qualquer atendente que tiver um determinado cliente em uma ligação, por exemplo, poderá ter uma boa ideia sobre o assunto do contato. Assim, melhorará a qualidade do relacionamento.

5. Integre todas as equipes

Por fim, é interessante que todos os colaboradores destinados a um atendimento padronizado estejam integrados. Desse modo, poderão maximizar a eficiência de sua comunicação interna. Isso porque contarão com informações centralizadas em relação à estrutura que devem seguir e um acesso rápido a qualquer mudança.

Conforme visto, a padronização de atendimento está diretamente conectada ao ato de conhecer bem o cliente e capacitar a equipe. Ao dar aos colaboradores todas as ferramentas necessárias, seus funcionários poderão investir em um atendimento mais humanizado e alinhado às expectativas dos consumidores — o que é ideal, mesmo de forma padronizada.

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